Taupiet savu laiku, sadarbojaties ar mums!

Biroja optimizācija

Drukas tehnoloģiju parka optimizācija 

Parasti uzņēmumiem un organizācijām ir daļēja izpratne par drukāšanas izmaksām un to veidošanās faktoriem. Un, kad tās sāk veikt aprēķinus, tās bieži vien konstatē, ka dažas no izmaksu grupām ir definētas, kā "pakalpojumi", "piegāde", "iekārtas". Un šo izdevumu sadalījums projektos, struktūrvienībās (nodaļas), virzienos parasti nav izsekojams. Nav arī iespējams nepārprotami pateikt, ka konkrētais printeris vai cita drukas iekārta netiek izmantota personīgām vajadzībām.

Optimizācija - Tas ir pasākumu kopums, kura mērķis ir samazināt drukāšanu, nodrošināt veiktspējas uzlabojumus un datu aizsardzību. 

Jautājumi

  • Cik lappušu katrs darbinieks drukā mēnesī?
  • Cik eksemplāros tiek drukāti dokumenti (dokumentu pazušana, sliktas kvalitātes oriģināli, nolaidība)?
  • Cik dokumentus drukā kā krāsu dokumentus aiz nejaušības?
  • Cik daudz laika ir zaudēts uz drukas iekārtas dīkstāves laikā (tiek veikts remonts, trūkst izejmateriālu, zemas veiktspējas iekārtas)?
  • Iespējamība, ka konfidenciālu informāciju saturoši dokumenti nenonāk “nepareizās rokās”?
  • Kā tas ietekmē uzņēmuma finanses?

Statistika par lielajiem uzņēmumiem

  • Drukāšanas izmaksas tiek kontrolētas ar lielām grūtībām.
  • Drukas izmaksas tiek nepietiekami novērtētas 50% gadījumu, dažreiz pat vairāk.
  • 3% no peļņastiek novirzīta, lai nodrošinātu druku (Gartner).
  • 500-700 eiro ikgadu tiek iztērēta viena darbinieka izdruku veikšanai uzņēmumā (Gartner).
  • Ik gadu viens darbinieks izdrukā aptuveni 1584 lapas (Envirowise). 
  • 17% no izdrukātajiem materiāliem netiek izmantoti.

Praksē, optimizācija samazina drukāšanas izmaksas līdz 30% (Gartner

 

Problēmas

 

  • Novecojis drukas tehnikas parks (virs 5 gadiem)
  • Liels skaits dažādu modeļu drukas ierīces un dažādi to ražotāji
  • Milzīgas drukas ierīču parka izmaksas uzņēmumā
  • Drukas iekārtu parka uzturēšana
  • Liels skaits rēķinu tiek apstrādāti reizi mēnesī
  • Nav novērtējamas reālās drukas izmaksas
  • Finanšu kontrole nav iespējama, jo nav centralizēta šo izmaksu pārvaldība
  • Procesa (ierīču, pakalpojumu, palīgmateriālu) komponenti ir saistīti ar dažādiem budžeta posteņiem un līmeņiem, un tiem nav konkrētas atbildīgās personas.
  • Modernizācijas veikšanai nepieciešami lieli kapitālieguldījumi
  • Nav iespējams veikt kvalitātes kontroli

Mērķi un uzdevumi Optimizācijas process

  • Samazināts drukas ierīču daudzums
  • Iekārtu apvienošana
  • Izmaksu kontrole un uzskaite
  • Izejmateriālu piegāde "šeit un tagad"
  • Datu aizsardzība visā drukas procesā
  • Garantēta dokumentu drošība
  • Drukas ierīču darbspējas laika palielināšana
  • Minimālais dīkstāves laiks, ko izraisa iekārtu tehniskā uzturēšana
  • Retāka izejmateriālu nomaiņa.
  • Produktivitātes palielināšana
  • Nav sākotnējo ieguldījumu

Optimizācijas posmi drukas ierīcēm vidējos un lielos uzņēmumos

1. Infrastruktūras pārbaudes (aizņem 4-6 nedēļas):

  • Inventarizācija
  • Tehnoloģiju audits — funkcionalitāte, novecošanās, procesa prasību ievērošana
  • Drukas apjomu noteikšana (datu apkopošana kalendārā mēneša laikā)
  • Finanšu datu analīze — datu vākšana par biroja poligrāfijas infrastruktūras atbalsta pašreizējām izmaksām, tostarp par darbības izmaksām un personāla izmaksām, izejmateriālu iegādi un uzglabāšanu.
  • Esošā stāvokļa novērtēšana:
    • Darbinieku skaita korelācija ar drukas iekārtu skaitu
    • Drukas iekārtu izmantošanas koeficienta aprēķināšana
    • Drukas izmaksas
    • Vidējais izdrukāto lappušu skaits vienam darbiniekam

2. Stratēģijas formulēšana (aizņem 2-4 nedēļas)

  • Nākotnes vīzijas izveidošana:
    • Drukas iekārtu parka izveidošana
    • Plāna sastādīšana iekārtu noslodzei
  • Uzdevumu un nolūku noteikšana
  • Finanšu modeļa izveidošana

3. Projekta īstenošana (2 mēneši-2 gadi atkarībā no uzņēmuma lieluma)

Šajā posmā 5-10% ietaupījumu sasniedz, samazinot drukas iekārtu parku, apvienojot, palielinot esošo drukas iekārtu produktivitāti un lietotāju apmierinātību, saglabājot esošos drukas apjomus.

  • Programmatūras instalācija iekārtās
  • Darbinieku apmācība
  • Izejmateriālu pasūtīšanas servisa centralizēšana

Mēs piedāvājam Drukas ierīces Epson lai īstenotu optimizācijas projektu​:

 

  • Ekonomiku

Salīdzināt efektivitāti izmantojot uzņēmuma Epson ražotos printerus – EcoTank sērija (Lietošanai mājās) ar citiem ražotājiem
Salīdzināt efektivitāti izmantojot uzņēmuma Epson ražotos printerus – WorkForce sērija (Lietošanai birojā) ar citiem ražotājiem.
  • Energoefektivitāte-elektroenerģijas patēriņš ir 10 reizes mazāks nekā lāzerprinteriem;
Salīdzināt Epson drukas iekārtu efektivitāti elektrības izmaksu ekonomijā un Co2 rādītājos
  • Viegli lietojams un uzticamība
  • Viegla apkope un izejmateriāli ar lielu drukas resursu
  • Ekoloģija-Iespēja izmantot otrreiz pārstrādātu papīru
  • Plašs iekārtu klāsts, kas ļauj izveidot optimālu drukas iekārtu parku uzņēmumā
  • Saderība ar lielāko daļu drukas pārvaldības programmu un jo īpaši ar SafeQ programmatūru.
Salīdzināt iespējamo ekonomisko efektu izmantojot drukas pārvaldības programmatūru un drukas kontroles pasākumus

 

Pasūtiet audita pakalpojumu un mēs palīdzēsim atrast avotus, lai samazinātu drukāšanas izmaksas birojā. Jūs varat atbrīvot finanses, lai attīstītu uzņēmumu!

Sazinieties ar mūsu vadītāju par pakalpojumiem un to izmaksām