Taupykite laiką, Bendradarbiauti su mumis!
Biuro įrangos (spausdintuvų, skanerių, kopijavimo aparatų) remontas bei techninis aptarnavimas, pardavimas, nuoma ir viskas kas susiję su įranga.
Safeq ir optimizavimas

Biuro darbo optimizavimas

Оптимизация парка печатной техники

Как правило, организация имеет неполное представление о затратах на печать. А когда их начинают подсчитывать, часто оказывается, что некоторые затраты «растеклись» по статьям «Услуги», «Доставка», «Оборудование». А распределение этой категории расходов по проектам, департаментам (отделам), клиентам, направлениям обычно вообще не отслеживается. Также нельзя и однозначно сказать, что принтер и МФУ не используются в личных целях.

Оптимизация - это комплекс мер, направленных на снижение затрат при печати, повышение производительности и защиту данных.

Вопросы 

  • Сколько страниц каждый работник печатает в месяц?
  • Сколько печатается дубликатов документов (утеря, низкое качество оригинала, халатность)?
  • Сколько документов печатается случайно в цвете?
  • Сколько времени теряется на простои принтера (ремонт, отсутствие расходных материалов, низкая производительность оборудования)?
  • Конфиденциальные документы не попадают в чужие руки?
  • Как это влияет на финансовый результат?

Статистика по крупным компаниям

  • Затраты на печать контролируются с большим трудом.
  • Расходы на печать недооцениваются в пределах 50%, иногда больше.
  • 3% прибыли уходит на обеспечение печати (Gartner).
  • 500-700 Euro уходит в год на печать только одного сотрудника (Gartner).
  • На одного работника уходит 1584 страницы ежегодно (Envirowise). 
  • 17% отпечатанных материалов не используется.

На практике оптимизация сокращает затраты на печать

до 30% (Gartner

 

Проблемы

 

  • Изношенный парк техники (старше 5 лет)
  • Большое количество разных моделей печатных устройств и  разных производителей
  • Огромная стоимость парка печатных устройств
  • Большой процент выхода из строя оборудования
  • Сложности в обслуживании печатных устройств
  • Отсутствие единой точки ответственности
  • Ежемесячно обрабатывается большое количество счетов
  • Не видна реальная картина стоимости офисной печати
  • Финансовый контроль невозможен, так как нет централизованного управления этими значительными затратами
  • Составляющие процесса (устройства, услуги, расходные материалы) относятся к различным статьям и уровням бюджета и не имеют конкретного ответственного лица
  • Необходимо поддерживать контакты с множеством поставщиков и подрядчиков разными контрактами, многочисленными счетами
  • Необходимость капитальных вложений при желании модернизации
  • Отсутствие контроля качества

Цели и задачи процесса оптимизации

  • Снижение количества печатных устройств
  • Унификация оборудования
  • Контроль и учет издержек при печати
  • Поставка расходных материалов «здесь и сейчас»
  • Защита данных в течение всего процесса
  • Гарантированная безопасность документов
  • Увеличение времени безотказной работы печатных устройств
  • Минимум простоев в результате поломок, планового обслуживания
  • Редкая замена расходных материалов.
  • Повышение производительности труда сотрудников
  • Отсутствие первоначальных инвестиций

Этапы проекта оптимизации печатных устройств для средних и крупных предприятий

1. Обследование инфраструктуры (занимает 4-6 недель):

  • Поэтажная инвентаризация
  • Аудит техники – функциональность, изношенность, соответствие требованиям процесса
  • Определение объемов печати (сбор данных в течение календарного месяца)
  • Анализ финансовых данных – сбор данных о текущих затратах на поддержку офисной печатной инфраструктуры, включая эксплуатационные затраты и затраты на персонал, осуществляющий поддержку, закупку и хранение расходных материалов.
  • Определение показателей текущего состояния:
    • Отношения числа сотрудников к числу устройств
    • Коэффициент использования оборудования
    • Стоимость отпечатка
    • Среднее число печатаемых страниц на одного сотрудника

2. Формирование стратегии (2-4 недели)

  • Формирование картины будущего состояния:
    • Рекомендации по формированию парка оборудования
    • План использования высвободившегося оборудования
    • Показатели будущего состояния
  • Согласование целей и задач
  • Расчет финансовой модели

3. Внедрение проекта (2 месяца – 2 года в зависимости от размеров предприятия)

 На данном этапе достигается экономия 5-10% за счет снижения размеров парка техники, унификации, увеличение производительности и удовлетворенности пользователей при сохранении объемов печати.

  • Инсталляция оборудования и программного обеспечения
  • Обучение персонала
  • Автоматизация пополнения расходных материалов и централизация сервиса

Комментарий к срокам проекта – по статистике, чем глобальней изменения в процессах предприятия (не имеет значения с каким направлением деятельности это связано), тем большее сопротивление вызывают внутри компании. Сценарий, рассчитанный на более длительный срок, позволяет сгладить такие моменты.

 

Почему мы предлагаем печатные устройства EPSON для аренды​:

 

  • Экономичность

Cравнить эффективность применения принтеров EPSON  EcoTank-серии 
(для дома) по сравнению с другими производителями печатной техники 
Cравнить эффективность применения принтеров EPSON  WorkForce-серии 
(для офиса)  по сравнению с другими производителями печатной техники
.
  • Энергоэфективность-потребление электроэнергии в 10 раз меньше, чем у лазерных принтеров
Оценить эффективность применения EPSON на предмет экономии 
электроэнергии и CO2 
  • Простота использования и надёжность
  • Простота обслуживания и замены расходных материалов с большим ресурсом печати
  • Экологичность-возможность использования вторичной бумаги
  • Широкий ассортимент оборудования, позволяющий индивидуально подойти к процессу формирования парка техники.
  • Совместимость с большинством программ управления печатью и в частности c SafeQ
Оценить экономический эффект при внедрении дополнительных программ 
по контролю печати

 

Закажите услугу аудита, а мы поможем найти источники снижения расходов на печать в вашем офисе. Высвободившиеся финансы вы можете направить на развитие компании!

Проконсультируйтесь по услугам и их стоимости у нашего менеджера АБСОЛЮТНО БЕСПЛАТНО!